La primera aplicación de Office365 a la que accedí después de subirme a la nube es la de SharePoint Online (SPO). Como he comentado en mi perfil de este blog, mi experiencia profesional estaba centrada en las diferentes versiones de SharePoint on-premises, por lo que mi reto era adaptarme al desarrollo con SharePoint Online.

En este post no voy a explicaros cómo funciona SharePoint, sino que os presentaré las principales diferencias que os encontraréis el primer día que accedáis a esta aplicación de O365 si estáis acostumbrados a trabajar con las versiones on-prem. Aún así, para los que se inicien completamente en esta aplicación, os pongo la definición de Microsoft:

Las organizaciones usan SharePoint para crear sitios web. Se puede usar como un lugar seguro donde almacenar, organizar y compartir información desde cualquier dispositivo, así como acceder a ella. Lo que necesita es un explorador web, como Microsoft Edge, Internet Explorer, Chrome o Firefox

https://support.office.com/es-es/article/%C2%BFqu%C3%A9-es-sharepoint-97b915e6-651b-43b2-827d-fb25777f446f

Lo normal es que las organizaciones utilicen SharePoint para implementar sus intranets y sus gestores documentales, aunque muchas lo utilizan únicamente como repositorio de ficheros en sustitución de los Sistemas de ficheros en servidor, por lo que hay muchas compañías que no están aprovechando todo el potencial que proporciona esta herramienta.

En el caso de Office365, comentaros que SharePoint Online se ha convertido en el repositorio principal de ficheros para la mayoría de las aplicaciones integradas en la suite. Ya lo iremos viendo en los próximos posts dedicados a esas aplicaciones.

En el caso particular de OneDrive, aunque lo veremos en detalle en otro post, os adelanto que OneDrive es, en realidad, un SharePoint que os servirá como repositorio de vuestros ficheros personales.

Si accedéis a la aplicación de SharePoint desde el portal de Office (recordad: portal.office.com), accederéis a la Home de SharePoint donde podréis localizar los diferentes sitios de SharePoint a los que tengáis acceso, noticias de los sitios que estéis siguiendo y otras sugerencias. En los sitios frecuentes os aparecerán los últimos sitios a los que hayáis accedido. Ya os aviso que, si habéis accedido a algún sitio que después ha sido eliminado, os seguirá apareciendo en esta página de sitios frecuentes hasta que pasen bastantes días.


Sitios Modernos y Sitios Clásicos

Una de las novedades que os encontraréis en SPO es la posibilidad de utilizar sitios modernos. Como su nombre indica, estos sitios tienen un aspecto visual más actual: La experiencia moderna está diseñada para ser atractivas, flexible móvil y facilitar su uso.

Aquí podréis ver un poco las diferencias entre la visualización clásica y la moderna:

https://support.office.com/es-es/article/experiencias-de-sharepoint-cl%C3%A1sica-y-moderna-5725c103-505d-4a6e-9350-300d3ec7d73f?ui=es-ES&rs=es-ES&ad=ES

La vista moderna no ha sustituido al a vista clásica. De momento ambas coexisten. De hecho, en muchas ocasiones, cuando accedáis a las listas que tengan visualización moderna, dispondréis de un enlace en la parte inferior izquierda que os permitirá alternar entre ambas visualizaciones.


Colección de sitios Moderna

Si queréis crear una colección de sitios con visualización moderna, podréis hacerlo desde la home de SharePoint, desde el enlace ‘Create site‘ ubicado en la parte superior de la página. Una vez pulsado, podrás crear un sitio de equipo o un sitio de comunicación.

La creación de estas colecciones de sitios modernas es prácticamente inmediata. Aquí tenéis la visualización de la home de un sitio moderno de equipo (Team site)


Colección de sitios clásica

Para crear una colección de sitios de tipo clásico, lo haremos desde el Centro de Administración de SharePoint. Ahí dispondremos de una página de creación muy similar a la que se utiliza en las versiones on-premises con las habituales plantillas de sitios:

Como veréis hay un parámetro denominado “Cuota de recursos de servidor” que por defecto os indicará 300 recursos. Esta cuota es un cálculo de SPO que utilizaba para la ejecución de soluciones sandbox, pero dado que estas soluciones están deprecadas, podéis olvidaros de él.

Tras pulsar aceptar, la nueva colección de sitios aparecerá en el listado junto con un spinner que indica que se está creando la citada colección.

Tendréis que esperar un rato hasta que el spinner desaparezca y podáis acceder a la colección.

Si accedéis a una colección de sitios con visualización clásica en SharePoint Online os encontraréis con un aspecto visual muy similar al de SharePoint 2013 (y 2016). Para saber si estáis en una colección de sitios de SPO o de SP2013, podéis fijaros en la parte superior ya que en la versión Online aparecerá el texto Office 365 además de contar con el menú gofre que ofrece acceso al resto de aplicaciones. Aquí tenéis la visualización de un sitio de grupo con experiencia clásica en SPO:

Y aquí la visualización de un sitio de grupo en SharePoint 2013


WebParts de caja

Cuando vayáis a personalizar las páginas clásicas, veréis que los webparts que trae el producto de caja (OOTB: Out of the Box) son casi los mismos que teníais en la versión on-prem.

Sin embargo, a la hora de agregar componentes en las páginas modernas, el número de webparts está muy limitado. Por suerte, hay continuas actualizaciones y se están incluyendo nuevos artefactos, pero hoy en día, las funcionalidades OOTB de las páginas modernas están lejos de las de las páginas clásicas.


Y entonces… ¿Qué hago para desarrollar mis componentes en SPO?

Si eres un desarrollador procedente del mundo on-premises, te adelanto que el paso al mundo Online implica que os olvidéis de los tradicionales desarrollos en código de servidor que hacías para tus WebParts, Jobs, EventReceivers…  Salvo los casos de entornos híbridos, lo normal es que trabajéis todo en código cliente, por lo que tendréis que acostumbraros a este modo de trabajar. En muchas ocasiones, los tradicionales EventReceivers y Jobs que hayáis desarrollado en los entornos on-prem se pueden sustituir por flujos de SharePoint Designer, o con procesos de Microsoft Flow (ya os contaré un poco en un futuro post).

Es muy probable que ya estéis acostumbrados a utilizar el código cliente por la funcionalidad de JSLink que contaba SP2013. Para el caso de los WebParts, lo que se suele utilizar son los Content Editor WebParts del producto para inyectar ficheros JS con vuestro código JavaScript. Otra posibilidad es el desarrollo de componentes con el SharePoint Framework (SPFx) del que os hablaré en el futuro.

Obviamente, al estar en la nube, también hay muchas características de las administración central que no están disponibles. En un próximo post veremos la administración de SPO, pero ya os aviso que nunca vais a poder modificar el umbral de las vistas (cosa que sí se puede hacer con las versiones on-premises) por lo que os tocará lidiar siempre con el límite de 5000 ítems que viene establecido por defecto. Por supuesto, tampoco vais a tener acceso a los ULS logs.


Roadmap

La principal ventaja de trabajar con las aplicaciones en la nube es que están continuamente actualizándose y las actualizaciones se propagan de forma automática en vuestro tenant sin que tengáis que hacer nada.
Si queréis saber cuáles serán las próximas novedades dentro de SharePoint Online podéis consultar el roadmap de esta aplicación en este enlace:

https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/roadmap?rtc=1&filters=SharePoint

Ahí veréis las actualizaciones que están en desarrollo y cuándo está previsto su lanzamiento.


UserVoice

Seguramente en vuestro camino con SPO os encontraréis con funcionalidades que no existen, o que no se adaptan completamente a lo que vosotros necesitáis. Ahí es donde entra el trabajo de los desarrolladores. De todas formas, existe un buzón donde podréis hacer solicitudes de funcionalidades y votar por alguna que ya haya solicitado previamente alguien. La teoría dice que, si algo es solicitado por mucha gente, Microsoft lo tendrá en cuenta para implementarlo en futuras actualizaciones. Aquí os dejo el enlace al UserVoice: https://sharepoint.uservoice.com/

Bueno, como primer día en SharePoint Online creo que es suficiente información. Ojalá que el post os haya sido de utilidad.
Espero vuestros comentarios…

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