Después del post de SharePoint Online (SPO), hoy le toca el turno a OneDrive que está muy relacionado con SPO. De hecho, OneDrive es, en sí mismo, un SharePoint, por lo que podréis encontrar en él muchas de las características de un SharePoint estándar.

Seguramente, cuando has oído hablar de la nube, lo primero que has pensado es en tener almacenados tus ficheros en la nube. De ahí que es muy probable que ya conozcas OneDrive y lo identifiques con un servicio más de repositorio de ficheros en la nube.

Efectivamente, OneDrive For Business será tu repositorio de ficheros en la nube, pero además tiene otras muchas propiedades muy útiles que no disponen otros servicios similares. Veamos algunas de ellas.


Acceder a OD4B

Cuando accedáis al portal.office.com con vuestra cuenta de O365, encontraréis la aplicación de OneDrive como una de las aplicaciones destacadas:

Podéis ver en la imagen el acceso a OneDrive ya con los nuevos iconos de Office365

Al pulsar en el icono de OneDrive accederemos a la siguiente pantalla:

Página de inicio de OneDrive

Como veréis en la imagen, al acceder a OneDrive, iremos directamente a la página de Archivos en la que veremos nuestros archivos en la nube. La primera vez que accedamos, lógicamente, no aparecerá ningún archivo.

Si os fijáis en la URL de la página, estamos accediendo a una dirección my.sharepoint.com, por lo que podéis asociar OneDrive como vuestro SharePoint personal.


Sincronización con el cliente de OneDrive

Mi recomendación es que la primera vez que accedáis a OneDrive, pulséis el botón “Sincronización”. Esta sincronización nos permitirá tener una copia en local de los ficheros que hay almacenados en la nube.

Una vez pulsado, accederéis a la configuración del cliente de OneDrive en vuestro equipo.

Aviso de preparación de sincronización
Inicia sesión con tu cuenta O365
Comienzo del asistente

Cuando finalice el asistente, podréis ver que en el explorador de ficheros de vuestro equipo aparece vuestra carpeta personal de OneDrive.

Si tenéis varias cuentas de OneDrive, podréis tenerlas sincronizadas simultáneamente

A partir de este momento, puedes trabajar con tus ficheros en esta ubicación de la misma forma que hacías con tus ficheros en las unidades de tu ordenador (unidad C, unidad D, …), pero con la gran diferencia de que toda esa información la estáis almacenando en la nube.
Por ejemplo, si copio un fichero en esta ubicación (Un documento de Word de pruebas.docx)

Copio el fichero en mi explorador de ficheros de mi equipo

Cuando vuelvo al navegados para ver mi aplicación de OneDrive, podré ver que el fichero está automáticamente almacenado en la nube.

El fichero ya está en la nube

Es decir, todos los ficheros que alojemos en esta ubicación, estarán automáticamente en la nube, de forma que, si se me estropea mi equipo, no habré perdido nada de información, ya que podré acceder con otro equipo a mi OneDrive, hacer la sincronización y volveré a tener toda mi información en el nuevo equipo.
Además, no tenéis que preocuparos si estáis sin conexión a Internet, ya que podréis trabajar con los ficheros en local y, cuando volvamos a tener conexión, todos los cambios se sincronizarán automáticamente.
Por tanto, podréis utilizar los ficheros tal y como lo hacíais tradicionalmente con los almacenados en vuestras unidades locales, pero sin el miedo a perder información cuando se os caiga el café encima de vuestro portátil. ;-D


Y ¿cuántos ficheros puedo alojar?

La capacidad de tu OneDrive dependerá del plan que tengas contratado. Aquí os dejo el enlace a los planes de precios de O365:

https://products.office.com/es-es/compare-all-microsoft-office-products?tab=1

Como veréis, el servicio de OneDrive está incluido en casi todos los planes de Office 365.

Lo más normal en caso de licenciamiento empresarial es que cada usuario cuente con 1 TB, aunque dicho espacio puede ser ampliado.
Al ser un SharePoint, el límite de almacenamiento será el mismo que el límite de una colección de sitios, es decir, 25 TB.
Así pues… ¡tenéis 1 Tera de capacidad para almacenar mucha información en la nube!.
Hay que tener en cuenta que dentro de este TeraByte se incluyen las versiones de los documentos y lo que tengáis en la papelera. Ya os lo detallaré en el próximo post.


Files on Demand

Seguramente os hayáis fijado en que en el cliente de OneDrive aparece una columna denominada Estado. Si os aparece, es porque disponéis de la funcionalidad Files On Demand (ficheros a petición).
Para disponer de estas funcionalidades será necesario que dispongáis de Windows 10 Fall Creators Update (version 16299.15 o posterior) y OneDrive build 17.3.7064.1005 o posterior. Aquí os dejo un link con la información sobre Files On Demand:

https://support.office.com/en-us/article/use-onedrive-files-on-demand-in-windows-0e6860d3-d9f3-4971-b321-7092438fb38e

La columna de Estado que aparece en el explorador de ficheros nos indica los diferentes estados en los que se encuentran nuestros ficheros, que son los siguientes:

  • Sólo en línea
  • Disponible localmente
  • Siempre disponible

Aquí os dejo el significado de cada uno de ellos:

Es decir, podemos tener ficheros que se encuentren “Sólo en línea” lo cual hará que estén almacenados en la nube, pero no nos ocupen espacio en nuestro equipo en local. Esto es muy útil para ficheros que queramos tener como backup pero no los utilicemos en nuestro trabajo diario.
Para hacer un fichero como sólo en línea, basta con pulsar botón derecho sobre él y seleccionar la opción “Liberar espacio

Liberamos espacio haciendo que el fichero no esté disponible localmente

Tras hacer esto, el icono pasará a ser el de una nube, que nos indica que el fichero no está disponible localmente. Obviamente, al no estar en local, no podremos acceder a él si no tenemos conexión a Internet.

El fichero está en la nube

Si hacemos doble click, en el fichero, éste pasará a estar disponible de nuevo de forma local.

El fichero se está sincronizando
El fichero está disponible localmente

La diferencia entre los ficheros disponibles localmente y los siempre disponibles no es muy clara. Básicamente, lo que yo he podido deducir es que, en caso de que te estés quedando sin espacio local, el cliente de OneDrive irá liberando espacio dejando los ficheros con el estado sólo en línea, pero esto no lo hará con aquellos que hayáis marcado como “Siempre disponible“. Es decir, marcad con este estado aquellos con los que estéis trabajando últimamente y os aseguraréis de que haya siempre una copia en local para que podáis trabajar cuando se os caiga la conexión a Internet.

Para marcar un fichero como Siempre disponible, bastará con pulsar el botón derecho sobre él y seleccionar la opción “Mantener siempre en este dispositivo

Queremos asegurarnos que el fichero siempre está disponible localmente

Una vez pulsado, el icono del fichero pasará a mostrar el estado de siempre disponible en local.

El fichero está siempre disponible en local

Ayuda

Como primer post de OneDrive no voy a extenderme más. Os animo a que empecéis a utilizar OneDrive como vuestro repositorio para los ficheros de trabajo y evitéis así el peligro de pérdida de información.

En el siguiente post, os contaré para qué sirven el resto de apartados del servicio de OneDrive, así como unas consideraciones sobre la papelera de reciclaje.
Mientras redacto ese post, os dejo un enlace a la página de Microsoft donde podréis encontrar abundante material de ayuda de este servicio de Office 365.

https://support.office.com/es-es/onedrive

Nada más, espero que os haya sido útil como primer acercamiento al OneDrive.
Como siempre os digo, espero vuestros comentarios…

Un comentario sobre “Mi primer día en OneDrive For Business (OD4B)

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