Este post sirve para continuar con la información que os comenté en el anterior post de OneDrive for Business (https://esanchezm.home.blog/2019/03/01/mi-primer-dias-en-onedrive-for-business-od4b/).

Trabajando con Archivos

Como comentaba en el anterior post, la primera opción del menú izquierdo es la de Archivos. En esta sección de nuestro OD4B podremos visualizar todos los archivos y carpetas que tenemos almacenados en la nube.

Vista de archivos

Mediante la cinta de opciones de la parte superior podremos hacer las siguientes operaciones:

  • Nuevo: permite crear nuevas carpetas o nuevos documentos de Office
  • Cargar: permite subir nuevos documentos o carpetas a nuestro OD4B. Esta operación también la podemos hacer arrastrando directamente los ficheros a la zona de archivos
  • Flow: permite crear flujos de Microsoft Flow. Ya os comentaré en otro post cómo funciona esta potente herramienta de automatización de procesos de Microsoft.
  • Sincronización: Como vimos en el anterior post, se utiliza para sincronizar con el cliente de OneDrive en local

Si pulsamos la opción de Nuevo, podremos crear un documento Office directamente a través del Office Online, sin necesidad de tener instalado en nuestro equipo el paquete de Office.
Por ejemplo, si pulsamos Nuevo > Documento de Word

Crear nuevo Word

Se abrirá en el navegador el Word Online que nos permitirá crear directamente el nuevo documento a partir de una página en blanco.

En la versión online de Office todas las modificaciones se almacenan automáticamente. No existe el botón Guardar.

Word Online

En la parte superior izquierda tenéis la miga de pan que os permitirá volver a la ventana de OneDrive.

Si desde esta pantalla de Archivos de OD4B, seleccionáis uno de los ficheros, veréis que cambia la cinta de opciones de la parte superior y os aparecerán las que se pueden realizar sobre ese fichero en concreto:

Operaciones sobre un fichero
  • Abrir: podrás abrir el documento en Word Online o en el Word de tu equipo (o en la aplicación correspondiente)
  • Compartir: lo veremos más adelante, en este mismo post
  • Copiar vínculo: para obtener la dirección del documento
  • Descargar una copia del documento a tu equipo
  • Eliminar el documento
  • Mover a otra ubicación ese fichero. Puede ser otra ubicación dentro de tu OneDrive, o a otro sitio de SharePoint (recuerda que OD4B es también un sitio de SharePoint)
  • Copiar en: Para hacer una copia del fichero en otra ubicación de tu OneDrive o en un otro sitio de SharePoint (recuerda que OD4B es un SharePoint)
  • Cambiar nombre del fichero
  • Flow. Para crear un flujo de Microsoft Flow
  • Historial de versiones que permite acceder a las diferentes versiones del mismo documento.
  • Resto de opciones que no tienen espacio suficiente para mostrarse en la cinta. Gracias al diseño responsive de OneDrive, las opciones que visualiza un usuario en la cinta dependerán de su resolución de pantalla. Todas las que no puedan visualizarse, podrán accederse a través de los tres puntos que aparecerán en la parte superior derecha.

Además, todas estas opciones se pueden realizar también a través del menú contextual que se muestran cuando se pulsan los tres puntos () que hay a la derecha del nombre del fichero.
La última opción, la que indica Detalles, nos mostrará toda la información detallada del fichero, así como una vista previa del mismo.


Compartir

Una de las mayores ventajas que proporciona OneDrive es la posibilidad de compartir tus ficheros. Esto significa que concedes permisos a otros usuarios para que accedan a tu fichero en modo lectura y/o escritura. De esta forma, ya no se tienen que enviar los ficheros de un usuario a otro para trabajar de forma conjunta.

Hasta ahora, estamos acostumbrados a que, cuando varias personas tenían que trabajar sobre un fichero, se enviaba dicho fichero por correo y cada una hacía sus modificaciones y las devolvía en el mismo hilo de correo con sus modificaciones. Eso implicaba que hubiese una versión 1.0, 1.1, 1.1b, 1.1b_definitiva, 1.1b_definitiva_final… que hacía que la búsqueda de la última versión del fichero fuese un caos.
Eso va a cambiar con OneDrive. Ahora todos trabajamos con el mismo fichero por lo que nos aseguramos que ahí reside siempre la última versión. Lo que haremos es conceder acceso al fichero a los demás compañeros y así no tendremos que mandar físicamente el fichero mediante correo electrónico, por lo que además nos ahorraremos el espacio del buzón que se malgastaba con las continuos reenvíos del fichero.

Para compartir un fichero, basta con seleccionarlo y pulsar Compartir.
Se abrirá una ventana que nos permitirá configurar la forma de compartir el fichero de la siguiente forma:

La primera opción es la que permite configurar el permiso sobre el fichero. Al pulsar sobre ella, se abre una ventana de configuración de vínculos con las opciones:

  • Cualquier persona que tenga el vínculo: es decir, todo aquel que reciba el vínculo del fichero podrá acceder a él. Incluso si no es de nuestra organización.
  • Usuarios de X que tengan el vínculo: cualquier usuario de la organización X podrá acceder al fichero.
  • Personas que tienen acceso: sirve para volver a enviar el enlace al fichero a las personas que ya tenían acceso al mismo.
  • Personas determinadas: para dar acceso a unas personas en concreto. Esta es la opción más habitual ya que lo normal es que queramos limitar el acceso a unas personas determinadas.

Otras configuraciones: Permitir la edición. Si este check está activado estarás permitiendo un acceso al fichero de lectura y escritura. Si está deshabilitado, sólo será acceso de lectura.

Después de elegir la configuración del vínculo, podremos escribir las direcciones de los usuarios a los que queremos dar permiso sobre el fichero. Estas personas recibirán un correo avisándoles de que se ha compartido un fichero con ellos y el enlace al mismo.

NOTA: Si en las opciones del vínculo seleccionamos la opción de “Cualquier persona que tenga el vínculo“, las personas que indiquemos en este apartado recibirán un correo de aviso, pero todas las demás personas que reciban el enlace al documento de alguna otra manera, también tendrán permiso sobre él. Del mismo modo, ocurrirá con las personas de tu organización si seleccionaste la opción de “Usuarios de X que tengan el vínculo

Compartir un fichero en OD4B

Las opciones de Copiar vínculo, o la de Outlook que hay en la parte inferior permitirán que, en lugar de enviar el correo automático del sistema, te puedas configurar tu propio correo de aviso a los usuarios a los que les has compartido el fichero ya que te permitirá copiar el enlace al documento.

Una vez que compartas el fichero con algún usuario, su estado pasará a ser compartido y podrás verlo en la columna Compartir. Al pulsar sobre este texto, podrás ver con qué usuarios está compartido e incluso cambiar los permisos de forma individual para cada usuario.

Compartido con

Pestaña Compartido

La tercera opción del menú izquierdo de OneDrive es la que indica Compartido. Esta opción te servirá para localizar los ficheros que has compartido con otras personas y los que han compartido contigo. De este modo, si has eliminado el mail que te llegó en su día de un fichero que compartieron contigo, aquí podrás volver a localizar esos ficheros.

Ficheros compartidos conmigo

Co-Autoría

Una de las ventajas que tiene el compartir ficheros Office con OneDrive es la posibilidad de trabajar con co-autoría. Esto significa que podremos trabajar de forma simultánea en el mismo fichero y ver las modificaciones en tiempo real. Es decir, podemos olvidarnos de la manera tradicional de trabajar en la que se mandaban los ficheros por mail para que lo modificasen varias personas y cada uno lo devolvía con sus cambios. De forma que muchas veces no se sabía cuál era la última versión y si el último cambio tenía incluidos los cambios del usuario anterior. Ahora trabajaremos siempre sobre el mismo fichero y así se evita la pérdida de información y se ahorra el tiempo que se tarda en localizar la última versión del documento.
La co-autoría además nos indicará, cuando estemos trabajando sobre el fichero, qué otro usuario está modificando el fichero en ese momento y aparecerá una etiqueta para indicarte qué parte del documento está modificando en ese momento.

Co-autoría

Recientes

Al igual que ocurre en otras aplicaciones, la opción del menú Recientes nos proporcionará acceso a los últimos documentos con los que hemos estado trabajando recientemente.

Ficheros más recientes

Descubrir

Esta opción del menú te proporcionará acceso a ficheros que Office365 considera que podrían ser de utilidad para ti. Obviamente, sólo aparecerán ficheros a los que tengas permisos de acceso, de ahí la importancia de elegir bien qué usuarios tendrán acceso a los ficheros cuando vayas a compartirlos.

Descubrir

Papelera de reciclaje

Al igual que ocurre con la papelera de reciclaje de tu equipo, los elementos que elimines en OneDrive se irán a la papelera de reciclaje.

Si dispones de una cuenta profesional de OneDrive, tendrás 93 días para recuperar los ficheros que se encuentren en esta papelera. Pasado ese tiempo, no podrás recuperarlos.
Para recuperarlos, basta con seleccionar el fichero y pulsar la opción Restaurar.

Papelera de OD4B

Si accedes a la papelera. seleccionas un fichero y pulsar Eliminar, el documento pasará a la papelera de segundo nivel. En cualquier caso, el periodo que se mantiene en la papelera siempre es el total de 93 días. Es decir, si el documento estuvo en la papelera de primer nivel durante 60 días y se elimina, pasará a la papelera de segundo nivel durante otros 33 días hasta completar los 93 días indicados.


Limitaciones

La principal limitación que yo he encontrado a la hora de trabajar con OneDrive es que el máximo tamaño que pueden tener los ficheros es de 15GB. Para cualquier documento de trabajo del día a día, este límite no será un problema, pero si trabajáis con elementos de diseño gráfico o con vídeos, esta limitación puede ser un gran inconveniente como podréis ver en este enlace del UserVoice de OneDrive: https://onedrive.uservoice.com/forums/913528-onedrive-on-the-web/suggestions/31737640-increase-the-file-upload-limit

Bueno, pues con esto concluyo este post sobre OneDrive For Businees. Espero que os haya sido útil. Como siempre os digo, espero vuestros comentarios…

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