Después de varios meses de silencio (pido perdón por ello), hoy os quiero hablar de la aplicación que mayor crecimiento ha tenido dentro de la suite de Office 365. En este primer post sobre Microsoft Teams, os voy a dar sólo algunas breves nociones de lo de ofrece esta aplicación para el lugar de trabajo moderno. 

Desde su lanzamiento en Marzo de 2017, la progresión de Teams ha sido espectacular y las cifras tras dos años de vida son impresionantes. Aquí os dejo algunos datos: 

Cifras de Teams en Marzo 2019

Esto está muy bien, pero… ¿qué es Microsoft Teams? 

Quizá hayas oído que Microsoft Teams es la aplicación que sustituye a Skype for Business. De hecho ya se ha anunciado el fin de S4B online para Julio de 2021: 

https://techcommunity.microsoft.com/t5/Microsoft-Teams-Blog/Skype-for-Business-Online-to-Be-Retired-in-2021/ba-p/777833

Esto implica que las compañías que estén usando hoy en día Skype for Business para sus comunicaciones, tengan que ir pensando en hacer la migración hacia Microsoft Teams.

Pero Microsoft Teams es mucho más que la nueva versión de Skype For Business. Es una aplicación que pretende constituirse como el centro del trabajo en equipo. Es un espacio en el que se reúnen las conversaciones del equipo, se estructuran y comparten los ficheros, se mantienen reuniones y se integran otras aplicaciones. Todo ello dentro de la plataforma segura que proporciona Microsoft. 

Microsoft Teams se basa en los grupos de O365 y tiene como sustento Exchange y SharePoint.

Diagrama del flujo de trabajo de datos de Teams para Exchange y SharePoint
Flujo de recopilación de datos en Teams

Cada vez que se crea un Team, se está creando un grupo de O365, un buzón de Exchange y una colección de sitios de SharePoint.

El objetivo fundamental de la herramienta es que, dentro de la misma interfaz, el usuario pueda disponer de la mayoría de los elementos necesarios para su trabajo diario y minimizar así el tiempo que se pierde a diario en la búsqueda y filtrado de información. 

Esta aplicación está en constante evolución ya que Microsoft le está dando gran relevancia y sus actualizaciones son muy frecuentes. De hecho, los cambios son tan rápidos que algunas de las imágenes que os he puesto en este post, ya están anticuadas. En el siguiente enlace podéis ver el Roadmap con lo que está en desarrollo para Microsoft Teams: https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/roadmap?filters=Microsoft%20Teams

Y para que todo el mundo pueda acceder a sus bondades, Microsoft ha publicado la versión gratuita de Teams con el objetivo de que todo el mundo pueda utilizarla: https://products.office.com/es-es/microsoft-teams/free 

Es probable que en el futuro no exista ni la versión personal de Skype y que todo el mundo utilice Teams para comunicarse con los familiares que estén lejos.


Versiones disponibles

Microsoft Teams está disponible en la versión web, en aplicación de escritorio y en aplicación de móvil.

La versión web está mejorando continuamente, aunque hay todavía alguna funcionalidad que no está disponible, por eso os recomiendo que os instaléis la versión de escritorio. De hecho, recientemente se ha publicado la disponibilidad de Teams para Linux: 

https://techcommunity.microsoft.com/t5/Microsoft-Teams-Blog/Microsoft-Teams-is-now-available-on-Linux/ba-p/1056267

Y si no quieres perder el hilo de todo lo que pase en tus equipos, no dudes en instalarte en tu móvil la app de Teams desde tu tienda de aplicaciones. 


Aspecto Visual

Una vez que accedas a la aplicación, podrás ver que está estructurada en los siguientes apartados: 

Visualización en web y escritorio de la aplicación de Microsoft Teams
  • Actividad: lugar donde podremos observar un resumen de todo lo que ha sucedido en los equipos a los que pertenezcamos. 
  • Chat: es la zona donde podremos tener conversaciones privadas con los miembros de nuestra organización (o de fuera de ella). Esta pestaña contiene lo que podríamos asimilar a Skype For Business.
  • Equipos: es la parte fundamental de Teams. El lugar donde se realiza el trabajo en equipo. 
  • Calendario (antes llamado Reuniones): visualización en forma de calendario de las reuniones que hayamos programado. 
  • Archivos: es el apartado donde podremos acceder a los diferentes archivos de todos nuestros equipos, de nuestro OneDrive, e incluso de otros almacenamientos. 
  • Otras aplicaciones: aquí podremos acceder a más aplicaciones integradas dentro de Teams. 
  • Pestañas: Son los diferentes apartados en los que se divide un canal de un equipo. 
  • Barra de búsqueda: permite realizar búsquedas de información en Teams y también permite atajos a algunas funcionalidades. 
  • Perfil de usuario: zona para personalizar la configuración del usuario. 

Equipos y Canales

Los equipos pueden ser públicos o privados y sirven para reunir a un grupo de personas para lograr un objetivo concreto. Por ejemplo, se puede crear un equipo para un proyecto determinado o para un departamento. 

También existe un tipo de equipo denominado “de toda la organización” (Org-wide) que incluye de forma automática a todos los miembros de la compañía (siempre que no haya más de 5.000 usuarios.)

Cada uno de los equipos se estructuran en canales que es donde realmente se trabaja. La estructuración de los canales dependerá de las necesidades del equipo. Por ejemplo, podemos tener un equipo para el departamento de Marketing y crear un canal para cada una de las campañas que vayamos a realizar (campaña de verano, de navidad, …) y, de esta forma, poder localizar más rápidamente la información que estemos buscando.  

Este es un ejemplo de un equipo con múltiples canales: 

Equipo Northwind Traders y sus cabakes

Siempre que se crea un equipo, se genera de forma automática un canal denominado General que no puede eliminarse ni renombrarse.  

Hasta hace poco, todos los miembros del equipo podían acceder a todos los canales. Es decir, la información del equipo era compartida para todos. Sin embargo, desde hace pocos días, es posible crear canales privados dentro de los equipos. Esto permite estructurar el acceso a la información de los usuarios que pertenecen a un equipo. 

Cada uno de los canales cuenta por defecto con tres pestañas (tabs): 

  • Publicaciones (antes llamadas Conversaciones) que es el apartado donde el equipo mantiene las comunicaciones dentro del canal del equipo. Esto permite reducir el número de correos intercambiados ya que las conversaciones ahora se pueden mantener como si fuese el muro de una red social. 
  • Archivos. Es la zona donde están los ficheros del canal. Esto permite localizar de forma más rápida la información que se está buscando. Los ficheros se almacenan en SharePoint. Para los canales estándar, se crea una carpeta por cada canal dentro de la biblioteca de Documentos compartidos de la colección de sitios principal. En caso de que sean canales privados, se genera una nueva colección de sitios en la que se almacenan los documentos en la biblioteca documentos. 
  • Wiki. Es una página de texto enriquecido (OneNote) donde el equipo podrá poner información relevante para el objetivo del canal. 

Además de estas tres pestañas iniciales, se pueden agregar nuevas pestañas con aplicaciones de Microsoft y de terceros que puedan útiles en el canal del equipo. Esta es una forma de personalizar los diferentes canales ya que cada uno de ellos tendrán diferentes necesidades.

En próximos post profundizaré un poco más en los diferentes apartados de la aplicación. De momento os dejo este aperitivo para que os vayan sonando los conceptos incluidos en Teams. Espero que os haya sido útil. Como siempre os digo, espero vuestros comentarios…

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