Hoy os voy a presentar la herramienta de Office 365 para crear vuestras presentaciones excelentes: Sway

Sway os va a permitir crear páginas Web de forma muy sencilla para que podáis utilizarlas para presentar vuestros trabajos, o para mostrar a los clientes las últimas novedades de vuestra compañía. Y todo ello con un formato dinámico y con un diseño responsive.

Sway es una nueva aplicación de Microsoft Office con la que resulta más fácil crear y compartir informes interactivos, historias personales, presentaciones y más.

Para acceder a Sway, sólo tenéis que logaros en el portal de Office365 y buscar la aplicación entre todas las aplicaciones disponibles.

Cuando accedáis a Sway podréis crear un nuevo Sway en blanco, o crear uno automáticamente a partir de un documento vuestro, o bien aprovechar una de las plantilla que ya vienen definidas.

Crear un nuevo Sway

Os recomiendo que empecéis probando alguno de las plantillas para que podáis ver todas las posibilidades de Sway.

Los apartados que tendremos en un Sway cuando accedamos a él son los siguientes:

Barra superior

En la parte superior tenemos los siguientes apartados:

  • Mostrar: Sirve para visualizar cómo está quedando nuestro Sway.
  • Compartir: Se utiliza para que podamos mostrar nuestro Sway al mundo. Luego lo comento un poco más en detalle
  • Otras opciones () para la configuración del Sway.

Además, en la zona de trabajo del Sway, en la cabecera, veremos dos pestañas:

  • Guión: Nos servirá para definir los contenidos de nuestro Sway
  • Diseño: Se utiliza para dar forma al diseño a la hora de presentar el Sway

Guión

Lo primero que vamos a definir es el Título de nuestro Sway, así como el fondo y el logotipo.

Titulamos nuestro Sway

Cuando agreguéis una imagen, tendréis la opción de “Enfocar puntos” que os permitirá definir qué parte o partes de la imagen consideráis más importantes para que se muestren si el dispositivo en el que se está visualizando no es capaz de mostrar toda la imagen.

Enfocar puntos

Una vez agregado el título, pasaremos a añadir todo el contenido que queramos definir en nuestra publicación. Sólo hay que situarse debajo del título y seleccionar el icono + para poder ver los diferentes componentes que tiene Sway:

Agregar contenido

Podremos añadir Encabezados, textos, imágenes, pilas de imágenes, vídeos, audios, insertar contenido externo,… Además, podréis agrupar los contenidos de diferentes formas.
Os recomiendo que probéis cada uno de ellos para que podáis ver las múltiples opciones.

Por ejemplo, si agregamos un Encabezado y debajo un Texto, podréis ver que en los encabezados se pueden agregar imágenes de fondo y en el texto se puede introducir texto plano, tengo enfatizado en negrita y enfatizado en cursiva. Además se pueden agregar listados y enlaces. Dependiendo del énfasis que establezcamos a la tarjeta (sutil o moderado) se mostrará de una forma u otra.

Encabezado y texto

Seguro que aquí echáis de menos el poder incluir otros contenidos o incluso el poder cambiar algunos aspectos (como el poder agregar diferentes formatos al texto).
Espero que en el futuro se añadan nuevas funcionalidades y podamos mejorar aún más las presentaciones que hagamos con esta aplicación. Ya sabéis que siempre se pueden hacer solicitudes de las herramientas a través de UserVoice.


Diseño

En este apartado, podremos definir el formato de presentación de nuestro Sway.
Además de poder cambiar algunos aspectos de los incluidos en la parte del Guión, la parte principal del diseño se encuentra ubicada en la parte superior derecha de la pantalla: Estilos

Estilos en Sway

Dentro de la zona de Estilos, podremos definir si nuestra página de Sway presentará el contenido de forma vertical, horizontal o en diapositivas.

Además, podremos escoger entre diferentes estilos predefinidos o personalizar alguno de ellos para aplicarle el branding que nosotros queramos a la página.

Al personalizarlo, podréis cambiar las paletas de colores, así como el tipo de letra, tamaño y énfasis.

Personalizar Estilo

Aquí también se echa de menos el que nos permitiesen profundizar más en el formato de los estilos. Como por ejemplo, aplicarle nuestro propio css, o agregar otras tipologías de letra para poner la corporativa de nuestra empresa.
Os vuelvo a dejar el enlace al UserVoice por si queréis proponer alguna mejora: UserVoiceSway


Otras opciones

Cuando pulsamos los tres puntos de la barra superior, accedemos a Otras opciones. Allí nos encontramos con la opción de Configurar este Sway mediante la que podremos definir qué opciones van a tener disponibles las personas que visualicen nuestro Sway. Por ejemplo, si queremos que puedan exportarlo, duplicarlo, imprimirlo, etc.

Configuración del Sway

Otra opción adicional que tenemos dentro de Sway es el Comprobador de accesibilidad mediante el que podremos ver qué posibles problemas de accesibilidad presenta nuestra página y cómo se podrían solucionar.
Microsoft cada vez da más importancia a los temas de accesibilidad, por lo que esta opción os la vais a encontrar habitualmente en los productos de Microsoft.

Comprobador de accesibilidad

Mostrar

Con la opción Mostrar, podremos ver qué es lo que les visualizará la gente a la que le compartamos nuestro Sway. Así podréis ir haciendo pruebas de diseño sin necesidad de publicar el Sway hasta que no esté a vuestro gusto.


Compartir

Una vez que nuestro Sway está listo, podremos compartirlo con las personas que deseemos. Tenemos varias opciones para compartir:

Compartir mi Sway
  • Personas o grupos específicos: Para definir las personas o grupos de nuestra organización que tendrán permisos sobre nuestro Sway
  • Los usuarios de su organización con el vínculo: Concede permiso a todos los miembros de la organización que tengan el vínculo.
  • Cualquier persona con el vínculo: Todo el mundo que tenga el vínculo tiene permisos en el Sway. Es decir, no requiere de autenticación. Se utiliza para difundir contenidos a cualquier persona, sin importar si es de nuestra organización o no.

Además podremos definir si damos permisos de lectura o edición, si podrán compartirlo, e incluso si queremos establecer una contraseña para el acceso.

Como véis en la imagen, se genera un enlace que será el acceso a nuestro Sway. Este enlace podréis copiarlo y enviarlo como deseéis, pero también podréis publicarlo en redes sociales o generar un código para insertar en alguna web mediante un iframe.

Si vais a difundir el enlace directamente, os recomiendo que utilicéis alguna página de recortadores de enlaces (como Bitly, por ejemplo) para que el enlace sea más amigable.


Si queréis ver un ejemplo de un Sway, os dejo el enlace al Sway que he creado para recopilar los diferentes webinar que estoy realizando últimamente. En ellos hablo de Microsoft Teams, Microsoft Planner, Power Apps, …
https://bit.ly/webinarsESM

Bueno, pues con esto concluyo este post sobre Sway. Espero que os haya sido de utilidad y comencéis a utilizar esta herramienta de presentaciones en formato web.
Como siempre os digo, espero vuestros comentarios…

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