En este post os quiero mostrar cómo utilizar las variables de entorno en un flujo de Power Automate y cómo podemos aprovecharlas para migrar nuestros flujos entre dos tenants diferentes.

Para mostraros el potencial de las variables de entorno, vamos a utilizar las variables de tipo Origen de datos aplicándolas en un flujo con un disparador basado en una lista de SharePoint y una acción ejecutada también sobre otra lista de SharePoint.


Paso 1: Crear una nueva solución

Lo primero que vamos a hacer es acceder a la página de Power Automate y crear una nueva solución que será en la que incluyamos todos los elementos que vamos a migrar. Para ello, accedemos a la opción ‘Soluciones‘ ubicada en el menú de la izquierda. Una vez allí, pulsamos la opción “Solución nueva” y establecemos el nombre, editor y versión.

Crear nueva solución


Paso 2: Crear las variables de Entorno

Una vez creada la solución, pulsamos en el nombre para acceder al listado de sus componentes. Obviamente, ahora mismo aparecerá vacía.

Ahora se ha de pulsar en la opción Nueva > Variable de entorno y escogemos los siguientes parámetros:

  • Nombre de la variable (por ejemplo SitioSharePoint)
  • Nombre interno
  • Descripción
  • Tipo de datos: Origen de datos
  • Conector: SharePoint
  • Conexón: la que queramos utilizar para SharePoint
  • Tipo de parámetro: Sitio
  • Sitio actual: La URL del sitio de SharePoint en el que estarán las listas que usaremos en el flujo

Pulsamos Guardar para almacenar nuestra primera variable de entorno.

Nueva variable de entorno de tipo Sitio

Ahora volvemos a repetir el proceso, pero esta vez para definir la lista en la que se disparará el flujo (nuestro trigger). Por tanto, utilizamos los siguientes parámetros:

  • Nombre de la variable (por ejemplo ListaSPTrigger)
  • Nombre interno
  • Descripción
  • Tipo de datos: Origen de datos
  • Conector: SharePoint
  • Conexón: la que queramos utilizar para SharePoint
  • Tipo de parámetro: Lista
  • Sitio: La variable del sitio que definimos anteriormente (SitioSharePoint)
  • Lista actual: La lista o biblioteca donde se desencadenará el flujo

Pulsamos Guardar para almacenar nuestra segunda variable de entorno.

Nueva variable de entorno de tipo Lista

Ahora volvemos a repetir los pasos para crear la variable de entorno de tipo lista en la que establezcamos la lista donde ejecutaremos alguna acción del flujo. En este caso escogemos una lista denominada ‘Issue tracker’ que he creado a partir del template del mismo nombre para que venga con una serie de metadatos (columnas):

  • Nombre de la variable (por ejemplo ListaSPAction)
  • Nombre interno
  • Descripción
  • Tipo de datos: Origen de datos
  • Conector: SharePoint
  • Conexón: la que queramos utilizar para SharePoint
  • Tipo de parámetro: Lista
  • Sitio: La variable del sitio que definimos anteriormente (SitioSharePoint)
  • Lista actual: La lista o biblioteca donde ejecutaremos una acción en el flujo

Pulsamos Guardar para almacenar nuestra tercera variable de entorno .


Paso 3: Crear el flujo de Power Automate

Una vez que tenemos las Variables de entorno, procederemos a crear el flujo de Power Automate. Para ello, desde la propia solución, seleccionaremos Nueva > Flujo de nube que abrirá el editor de flujos de Power Automate

Nuevo flujo de nube

Ahora seleccionaremos el trigger de SharePoint que necesitemos. En este caso he escogido ‘Cuando se crea un elemento‘. Y aquí es donde empezaremos a utilizar nuestras variables de entorno seleccionando como ‘Dirección del sitio‘ nuestra variable de entorno del sitio (SitioSharePoint) y como ‘Nombre de lista‘ la variable de entorno de la lista del trigger (ListaSPTrigger).
Para ello, nos situaremos en la caja de ‘Dirección del sitio’ y pulsaremos en la opción ‘Agregar un elemento personalizado‘. Se abrirá un cuadro de diálogo para indicar la URL de nuestro sitio. Al situar el cursor en la caja de texto, se habilitarán, en la parte superior derecha, las opciones de agregar un valor dinámico, o una expresión. Seleccionamos la opción del valor dinámico y podremos observar cómo aparecen nuestras Variables de entorno. Bastará con seleccionar la variable correspondiente al sitio en la caja de la ‘Dirección del sitio‘ y la correspondiente a la lista en la caja del ‘Nombre de lista‘.
NOTA: En este componente, los valores se mostrarán como ‘Valor personalizado‘ en la interfaz del flujo.

Establecer variables de entorno en el flujo

Ahora vamos a hacer lo mismo pero en una acción que ejecute el flujo. En este caso vamos a utlilizar la acción ‘Crear elemento‘ para agregar un ítem en la lista que establecimos como segunda variable de entorno de tipo lista (ListaSPAction). Siguiendo los mismos pasos que los indicados anteriormente, establecemos la dirección del sitio con la variable de entorno SitioSharePoint y la lista con la variable ListaSPAction. Por tanto, la caja de acción quedará de la siguiente forma:

Acción en la lista asociada a la segunda variable de entorno de lista

NOTA: Como veréis, los metadatos que se muestran en la caja de la acción son los correspondientes a la lista de la variable ListaSPAction (Issue tracker)

Una vez asignado un nombre al flujo y verificado que funciona correctamente, pasamos al siguiente paso.


Paso 4: Exportar la solución

Si accedemos a la solución, podemos observar que en ella residen todos los componentes que hemos creado hasta el momento: flujo y variables de entorno, aunque no aparece la conexión con SharePoint.

Componentes de la solución

Si nos situamos en el componente del Flujo de Power Automate y seleccionamos la opción ‘Agregar los componentes necesarios‘ que está en los tres puntos ubicados a la derecha de él (Más comandos), veremos que se nos añade a nuestros componentes, el elemento de la conexión del flujo (SharePoint Conn):

Agregar componentes necesarios (conexión)

Ahora que ya tenemos todos los componentes listos, vamos a proceder a exportar la solución para importarla en el otro tenant.

Para exportar la solución, deberemos pulsar en la opción Exportar ubicada en la parte superior. Tras pulsarla, se nos abrirá un panel en el que podremos publicar la solución (para propagar todos los cambios que se nos hubiesen quedado pendientes) y analizar la solución para detectar problemas. Os recomiendo que ejecutéis ambos procesos y después pulséis en ‘Siguiente‘ para continuar con el proceso de exportación.

El siguiente paso nos permitirá definir el número de la versión y escoger el tipo de solución que vamos a generar: Administrada (managed) o No administrada (unmanaged). Aunque la recomendación es que sea una solución administrada, en este caso NO podemos utilizar este tipo porque las soluciones administradas no permiten modificar los componentes. Esto supone que, al importarlo en el otro tenant, no podríamos cambiar nuestras variables de entorno. Por tanto, seleccionaremos la opción ‘No administrada‘ y pulsaremos el botón Exportar para que se genere el fichero zip con nuestra solución completa.

Exportar la solución (unmanaged)


Paso 5: Importar la solución en el nuevo tenant

Es el momento de importar este fichero zip con nuestros componentes en el tenant de destino. Para ello, accedemos al portal de Power Automate con las credenciales pertinentes del tenant en cuestión.

Una vez en el portal de Power Automate, accederemos de nuevo a la sección de Soluciones y pulsaremos en la opción Importar.
Se abrirá un panel en donde podremos localizar el fichero zip que queremos importar en el entorno. Después de seleccionarlo y de pulsar Siguiente, se mostrará un nuevo panel con la información de la solución que vamos a importar.

Al pulsar en Siguiente, nos aparecerá un panel para parametrizar qué conexión queremos utilizar para SharePoint. Tras seleccionar una conexión de SharePoint del tenant de destino, se deberá pulsar el botón Importar para que comience el proceso de importación de la solución (que ya os aviso que puede tardar un buen rato…)

Importación de una solución en un tenant

Una vez que se ha completado el proceso de importación de la solución, es el momento de acceder a ella y modificar las variables para que apunten al sitio de SharePoint y las listas correspondientes del tenant de destino.

En primer lugar, cambiaremos el sitio al que apunta la variable SitioSharePoint. Al entrar en su definición, veremos que nos aparece un mensaje de error en la dirección del sitio:

Error en sitio

Al modificar el sitio para seleccionar un sitio del nuevo tenant, nos aparecerá un mensaje de aviso indicando que las variables, cuyo sitio origen era el SitioSharePoint, se verán afectadas:

Actualización del sitio

Una vez actualizado el sitio, podemos proceder a editar las variables de las listas para asociar la lista que corresponda y que pertenezca al nuevo sitio que hemos asociado a la variable SitioSharePoint.
Al acceder a cada una de ellas, también nos mostrará un aviso indicando que no se puede localizar la lista actual (ya que aún sigue referenciada a la lista del tenant origen).

Error en lista

IMPORTANTE: Evidentemente, las listas del tenant de destino han de tener los mismos metadatos que las listas origen si queremos que el flujo se comporte correctamente.

Tras realizar las modificaciones de las variables, procederemos a probar el flujo y comprobar que, sin necesidad de cambiar nada en él, se ejecuta de forma correcta en el nuevo tenant. Lo primero que hay que hacer es acceder a él y activarlo ya que, por defecto, se encontrará desactivado:

Activar el flujo

Si al activar el flujo, alguno de los pasos no puede ser completado correctamente porque los metadatos no son los apropiados, obtendremos un mensaje de error. Por eso es fundamental que las listas utilizadas en ambos tenant sean iguales.

Error al activar el flujo

Si escogemos listas iguales, no tendremos este error y el flujo se activará de forma satisfactoria y podremos comprobar cómo se ejecuta sin problemas en nuestro tenant de destino.

De esta forma tan sencilla podemos mover nuestros flujos de un entorno a otro sin tener que rehacer los flujos una vez importados para apuntar al nuevo sitio y listas del tenant de destino.

Por si queréis indagar más sobre las variables de entorno y su utilización en la Power Platform, aquí os dejo la documentación oficial de Microsoft: https://docs.microsoft.com/es-es/powerapps/maker/data-platform/environmentvariables

Y aquí termina este post sobre el uso de las variables de entorno en la migración de flujos de Power Automate. Espero que os haya resultado interesante…

¡Muchas gracias por leerme!

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