Han pasado muchos meses desde que se anunciasen los canales compartidos de Microsoft Teams (aka Microsoft Teams Connect), pero hoy, por fin ¡los tenemos disponibles!.

En este post os voy a mostrar los primeros pasos a la hora de utilizar esta nueva funcionalidad de Teams.

Estos canales compartidos suponen una mejora a la hora de trabajar de forma colaborativa con personas de dentro y fuera de la organización. Hasta ahora, podíamos agregar usuarios de otra organización a nuestros equipos y canales de Teams, pero estos usuarios tenían que cambiar de organización en su aplicación de Teams para poder visualizarlos y trabajar en ellos, lo cual era bastante tedioso. Sin embargo, los canales compartidos permiten trabajar dentro de ellos a personas de otra organización como si fuesen canales de los equipos de su propia organización. Es decir, no necesitarán hacer el cambio de organización para visualizarlos y acceder a sus contenidos.

Estas son las características principales de estos canales:

  • Son para colaborar con personas dentro y fuera de su equipo u organización. 
  • Sólo los propietarios de equipos pueden crear canales compartidos y sólo los propietarios de canales compartidos pueden agregar miembros o compartirlos con un equipo.
  • Sólo las personas que son propietarios o miembros de un canal compartido pueden acceder a él, por lo que debe estar invitado a unirse a uno. Es decir, aunque pertenezcas a un equipo, si no te incluyen en el canal compartido, no tendrás acceso a él.
  • No se puede convertir un canal compartido en un canal estándar o privado y viceversa.

A continuación muestro un ejemplo gráfico con un caso de uso de estos canales en el que tres organizaciones diferentes están trabajando juntos en un mismo proyecto:

Shared channels creation journey diagram

Después de esta introducción, veamos cómo utilizar estos canales….

NOTA: Como veréis posteriormente, hay algunos pasos que deberán realizarlos los administradores de IT de vuestra organización para que podáis utilizar los canales compartidos.

NOTA: Para esta prueba, vamos a crear un nuevo equipo de Teams en la organización ilunionitsdemos y lo vamos a compartir con usuarios de la organización esm2019.
Por tanto, el esquema del ejemplo sería el siguiente:

Esquema del ejemplo

PRERREQUISITOS EN TEAMS

Lo más normal es que en todas las organizaciones tengáis activada la opción de crear Shared Channels en Teams. Si no os aparece la opción, verificad que están activados en las políticas de Teams (Centro de Administración de Teams -> Directivas de Equipos)

Políticas para canales compartidos en Teams

CREAR UN CANAL COMPARTIDO

Para crear un canal compartido, utilizaremos el procedimiento habitual para crear cualquier canal en los equipos de Teams. Por ejemplo, desde las opciones del equipo, seleccionamos ‘Add channel’. Así se nos abrirá el panel para la creación del canal y en las opciones de Privacidad seleccionaremos «Shared».

Crear canal compartido

NOTA: De momento no escojo ningún miembro con el que compartir el canal ya que este paso lo haremos posteriormente.

NOTA: El check que aparece en la parte inferior (‘Share this channel with everyone on the team‘) sirve para que este canal sea automáticamente compartido también con todos los miembros del equipo ya que, como os decía anteriormente, sólo los propietarios y miembros del canal podrán acceder a él.

El canal aparecerá en nuestro equipo con un icono que indica que es un canal de tipo Shared.

La organización donde se ha creado el canal compartido pasa a denominarse host ya que es la que alojará el contenido de este canal. En este caso, la organización host es la de ilunionitsdemos.


COMPARTIR EL CANAL COMPARTIDO

Ahora que tenemos creado el canal, vamos a proceder a compartirlo. Si os situáis en las opciones del canal, podréis ver que hay una opción denominada «Share channel» que cuenta con tres opciones:

  • With people (con personas). Permite compartirlo con personas individuales de nuestra organización o de otra organización.
  • With a team (con un equipo). Permite compartirlo con otro equipo de Teams de su organización o de otra organización.
    – Si es un equipo de su organización, bastará con indicar el nombre del equipo y se enviará una invitación al propietario del mismo, que deberá aceptarla para que el canal sea compartido con ese equipo.
    – Si se quiere compartir con un equipo de otra organización, se ha de indicar la dirección de correo del propietario del equipo de la otra organización y después seleccionar la opción de las que nos mostrará el sistema.
  • With a team you own (con un equipo de su propiedad). Permite compartirlo con otro equipo de Teams del que el usuario es propietario.

Share channel options

Vamos a probar la primera opción (with people) con alguien de otra organización. Si vuestro administrador del tenant no ha hecho ninguna configuración previa, lo más probable es que, al intentar introducir la dirección de un usuario externo, os encontréis con el mensaje «We didn’t find any matches».

Compartir con otra organización > KO

La razón de que ocurra esto es que uno de los prerrequisitos que necesitan los canales compartidos para funcionar es el establecimiento de la relación B2B entre las dos organizaciones que van a colaborar. De hecho, los dos requisitos para que nos funcione esta nueva característica de Teams son los siguientes:

  • Los invitados deben tener una cuenta de Teams profesional o educativa en una organización de Azure AD
  • Su organización y la organización de cada invitado deben tener B2B conexión directa configurada por un administrador

Asumiendo que vamos a compartir el canal con usuarios que tienen cuenta de Teams profesional (tenant esm2019), vamos ahora a establecer la conexión B2B para que puedan funcionar los canales compartidos.


PRERREQUISITOS AZURE AD (B2B DIRECT CONNECT)

La configuración de la conexión directa B2B se puede realizar para una organización en concreto, o para que aplique a todas las organizaciones (para que no tengamos que hacer una nueva configuración cada vez que queramos colaborar con otra compañía.)
Al ser una colaboración B2B directa, es necesario que la otra organización también realice esta configuración. En caso contrario, no podremos utilizar los canales compartidos.

Los pasos para establecer la conexión B2B con una organización son tres:

  1. Agregar una organización.
  2. Configurar la configuración de entrada para que la organización permita invitar a los usuarios de la organización a los canales compartidos.
  3. Configurar la configuración de salida para que la organización permita invitar a los usuarios a los canales compartidos de otra organización.

Aquí os dejo el enlace a la documentación oficial de Microsoft para que podáis activarlo en vuestro tenant: https://docs.microsoft.com/en-us/microsoft-365/solutions/collaborate-teams-direct-connect?view=o365-worldwide

En la siguiente imagen podéis ver cómo queda configurado en mi tenant ilunionitsdemos la colaboración con la organización esm2019 (que es otro tenant diferente)

B2B connect (ilunionitsdemos > esm2019)

NOTA: Una vez establecida la configuración, tendréis que esperar un rato para que se apliquen los cambios en el tenant (puede tardar hasta 6 horas).

Para la primera prueba, lo que hice es configurar la conexión directa B2B en este tenant de pruebas (ilunionitsdemos), pero no en el otro (esm2019).
Después de esperar muchas horas, verifiqué que me seguía siendo imposible compartir los canales compartidos con los usuarios de la otra organización. Así que procedí a hacer la conexión B2B en el otro tenant:

B2B connect (esm2019 > ilunionitsdemos)

COMPARTIR EL CANAL COMPARTIDO (SEGUNDO INTENTO)

Una vez esperado el tiempo necesario para que se propaguen los cambios en el otro tenant, podemos comprobar como, ahora sí, podemos compartir el canal compartido con el usuario de la otra organización:

Compartir con otra organización > OK

NOTA: Fijaos en que el usuario aparece como External y no como Guest. Además, hasta se incluye la imagen de perfil del usuario.

Como habéis visto en el post, en ningún momento he tenido que agregar previamente al usuario al equipo de Teams. Esta es una de las diferencia que existen respecto a los canales privados. De hecho, si vamos a la configuración del equipo para ver los miembros, observaremos que este usuario Externo no aparece en el listado de miembros del equipo.

Miembros del equipo

Sin embargo, si vamos a la configuración del canal compartido, ahí sí que veremos a este nuevo usuario como miembro del canal.

Miembros del canal compartido

El usuario externo tiene el Rol de «Miembro» y no se puede modificar. La única opción disponible es la de eliminarlo del equipo. Además, como indicábamos anteriormente, se visualiza la imagen del usuario así como su presencia (estado).

Ya que estamos en la sección de Configuración del canal compartido, os muestro las únicas posibilidades de configuración que tenemos en la parte de Settings (permisos, menciones y material divertido):

Settings

Veamos ahora, cómo visualiza este canal compartido el usuario Externo.


VISUALIZACIÓN DEL CANAL COMPARTIDO (USUARIO EXTERNO)

Accedemos ahora a Microsoft Teams con el usuario externo con el que compartimos el canal. Al entrar en la aplicación, podremos comprobar cómo tenemos una notificación indicando que se nos ha compartido un canal.
Si accedemos al detalle, se nos mostrará un mensaje de aviso indicando que tenemos que otorgar permisos a la organización que nos ha invitado al canal para que podamos utilizarlo:

Aviso de otorgar permisos

Los permisos que se solicitan son los siguientes:

Permisos a otorgar

Una vez aceptados los permisos, ya tenemos acceso completo al canal compartido. Lo podemos visualizar en nuestro listado de equipos como si fuese un equipo de nuestra organización:

Canal compartido externo

Como habéis visto en las imágenes, estoy dentro de la propia organización del usuario esm2019. Es decir, no tenemos que hacer un cambio de organización para poder colaborar en este tipo de canales compartidos.

Cuando vayamos a hacer una nueva publicación, recibiremos un aviso que nos indica que lo estamos compartiendo con usuarios de otra organización:

Mensaje de aviso

Del mismo modo, si el usuario de la organización donde se aloja el canal (host) responde, también visualizará un aviso igual (This channel is shared with members in other orgs):

Mensaje de aviso

Además de esta colaboración en la parte de publicaciones del canal, también podemos compartir ficheros y trabajar en ellos de forma colaborativa (co-autoría) de la misma forma que hacemos con los compañeros de nuestra organización:

Co-autoría con usuario externo

COMPARTIR UN CANAL COMPARTIDO CON UN EQUIPO DE OTRA ORGANIZACIÓN

Como os comentaba anteriormente, los canales compartidos también se pueden compartir con equipos de otra organización. En este caso, lo que hay que hacer es seleccionar al propietario del equipo en la otra organización para que sea él quien lo autorice e indique con qué equipo se comparte. Veamos cuáles serían los pasos:

Una vez creado el canal compartido, el usuario de la organización ilunionitsdemos selecciona la opción ‘Compartir canal‘ > ‘Con un equipo

Compartir canal con un equipo

En el desplegable vamos a volver a escoger el mismo usuario del otro tenant (esm2019) ya que él es el propietario del equipo con el que queremos compartir el canal.

External user

Como podéis ver en la imagen, el texto del botón ahora es ‘Send invite‘ ya que lo que vamos a hacer es enviar una petición a este usuario para que comparta el canal con uno de sus equipos. Por eso, al pulsar en este botón, se nos mostrará el mensaje indicando que la invitación ha sido enviada.

Invitación enviada

Si ahora accedemos a Teams con el usuario de la otra organización (esm2019) podremos observar que tiene una autorización pendiente de aceptar:

Invitación pendiente

Si este usuario pulsa en el botón ‘Aceptar’ en la invitación, se le mostrará el listado de equipos en los que él es propietario para que pueda escoger con cuál quiere compartirlo.

Equipos para los que el propietario es el usuario de la organización esm2019

Una vez seleccionado, se mostrará el mensaje que indica que el proceso de validación está en curso.

Validación en curso

Lo que ocurre ahora es que el proceso está pendiente de que el propietario del canal compartido apruebe también esta solicitud. Eso podemos verlo en la zona de ‘Inivtaciones pendientes‘ de este usuario de esm2019.

Invitaciones pendientes

Así pues, la aprobación definitiva está pendiente de que el propietario del canal compartido (de la organización ilunionitsdemos) apruebe esta vinculación.

Si accedemos de nuevo a Teams con el propietario del canal compartido, comprobaremos que, en este caso, no nos ha llegado ningún tipo de notificación, por lo que tendrá que ser este usuario el que de vez en cuando acceda a las invitaciones pendientes del canal para poder realizar esta aprobación que está en curso. Supongo que en el futuro esto se cambiará para que también se reciban estas notificaciones por parte del host del canal.

Así pues, el usuario propietario del canal compartido tendrá que acceder a la administración del canal y en la zona de ‘Invitaciones enviadas‘ podrá ver que tiene pendiente de aceptar esta solicitud por parte del usuario externo:

Solicitud pendiente

Tras aprobar la solicitud, si visualizamos los miembros de este canal compartido, podremos ver que aparece el equipo de Teams de la otra organización:

Miembros del canal compartido

Y, si volvemos de nuevo a la sesión de Teams del usuario externo, podremos ver que este canal compartido aparece ahora ubicado dentro del equipo de Teams que escogimos:

Canal compartido con un equipo de otra organización

Os incluyo ahora una serie de anexos con información adicional sobre estos canales.

ANEXO 1: ARQUITECTURA SHAREPOINT

Si accedemos a SharePoint desde los ficheros del canal compartido, podremos observar que éstos se almacenan en una carpeta de la biblioteca de «Documentos compartidos» que se ha generado en una nueva colección de sitios. Por tanto, al igual que ocurre con los canales privados, la creación de canales compartidos implica la creación de nuevas colecciones de sitios en el tenant que aloja el canal.

Colección de sitios del canal compartido

NOTA: Como podéis ver en la imagen, en la parte superior derecha se muestra una etiqueta indicando que estamos en un sitio asociado a un canal compartido.

Si miramos los permisos de este sitio de SharePoint, podemos ver que el usuario externo aparece como un miembro más del sitio:

Permisos del site

Si accedemos con el usuario Externo al sitio de SharePoint, se mostrará una etiqueta en la parte superior derecha indicando que es un sitio Externo.

Sitio Externo

Si este usuario externo pulsa en el enlace de «Equipo principal«, se abrirá una pestaña que muestra el sitio de SharePoint del equipo que aloja el canal. Dado que el usuario no tiene permisos sobre ese equipo, obtendrá el mensaje de «Acceso denegado»:

Acceso denegado al sitio principal

ANEXO 2: LÍMITES DE LOS CANALES COMPARTIDOS

A continuación se muestran los límites actuales de los canales compartidos de Teams:

Máximo…ValorNotas
Miembros de un equipo25 000Incluye todos los usuarios del equipo y miembros directos en canales compartidos.
Canales compartidos por equipo200Hospedado y compartido con el equipo. (Incluye los canales eliminados durante el período de recuperación de 30 días).
Equipos con los que se puede compartir un canal50Excluyendo el equipo primario
Miembros en un canal compartido5000 miembros directos, incluyendo hasta 50 equipos. (Cada equipo con el que se comparte el canal cuenta como un miembro para este límite).Las actualizaciones en tiempo real solo están disponibles para 25 000 usuarios a la vez y solo 25 000 usuarios aparecerán en la lista de canales.
Limits

También se aplican las siguientes limitaciones:

  • Solo se admiten cuentas profesionales o educativas de Azure AD para participantes externos.
  • Los canales compartidos admiten pestañas excepto Stream, Planner y Forms.
  • No se admiten aplicaciones LOB, bots, conectores ni extensiones de mensajes.
  • Cuando se crea un equipo a partir de un equipo existente, los canales compartidos del equipo existente no se copiarán.
  • Las notificaciones de canales compartidos no se incluyen en los correos electrónicos sobre actividad perdida.
  • Los canales compartidos no son compatibles con los equipos de clase.

Fuente: https://docs.microsoft.com/es-es/microsoftteams/shared-channels


ANEXO 3: Cuando usar cada canal de Teams

A continuación os dejo una tabla comparativa de los diferentes tipos de canales que hay actualmente en Teams para que sepáis cuál debéis utilizar en cada caso:

When should I use a shared channel?

To collaborate with:Shared channelStandard channelPrivate channel
Everyone on your teamcheckmarkcheckmark
Specific people on your teamcheckmarkcheckmark
People outside your teamcheckmark
People outside your orgcheckmark(when both orgs use Azure AD B2B direct connect for cross-org access)checkmark(when your org uses Azure AD B2B external collaboration for external guests)checkmark(when your org uses Azure AD B2B external collaboration for external guests)
People outside your org (without them switching orgs)checkmark

Fuente: https://support.microsoft.com/en-us/office/why-use-a-shared-channel-versus-other-channel-types-in-teams-e6ad61d0-6b3f-4e1b-baac-63e2978bd92e


Bueno, pues con esto concluyo esta primera aproximación a los canales compartidos de Microsoft Teams. Como habéis visto, es una opción muy interesante para colaborar entre organizaciones como si perteneciésemos a la misma y, de esta forma, evitar la tarea de cambiar de organización en la aplicación de Teams.

Espero que os haya gustado.

¡Muchas gracias por leerme!

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