Seguramente, cuando creáis flujos de Power Automate para algún proyecto, lo estáis haciendo utilizando cuentas «de servicio» como propietarios, para evitar problemas como la expiración de contraseñas, que el propietario abandone la organización, etc.
Cuando hacemos esto, tenemos el problema de que, si enviamos un correo utilizando la acción «Enviar correo electrónico (V2)» de Office 365 Outlook, los usuarios reciben el mail con el nombre de la cuenta de servicio como remitente.
Dado que este nombre no suele ser muy «amigable», nos encontramos con remitentes del tipo «Administrador M365», «SvcM365», «Power Platform admin», etc. que no dan mucha confianza a nuestros usuarios y no tienen relación con el proyecto para el que hemos creado el flujo (por ejemplo: el flujo para aprobar las vacaciones de un usuario).
Para solucionar este problema, tenemos varias opciones:
- Crear un nuevo usuario con nombre «amigable» y usarlo para el envío del mail.
- Crear un buzón compartido y utilizarlo como remitente (enviar como)
- Crear un grupo de M356 y utilizarlo como remitente (enviar como)
A continuación os muestro cada una de ellas.
OPCIÓN 1: Nuevo usuario + conexión
La primera opción consiste en crear un nuevo usuario en nuestro tenant que tenga un nombre más acorde con el aplicativo para el que se está realizando el flujo. El mayor problema de esta opción es que tendremos que asignarle una licencia para que pueda realizar los envíos de correos.
Por tanto, lo primero será crear un usuario en nuestro tenant y asignarle la licencia. En mi caso, lo he llamado «Usuario Notificaciones«
Ahora, lo único que hay que hacer es crear una nueva conexión de Outlook con ese usuario y asignarla en la acción de «Enviar correo electrónico (V2)«.
Si ejecutamos el flujo, el correo recibido por el destinatario tendrá este aspecto:
OPCIÓN 2: Buzón Compartido
La segunda posibilidad pasa por crear un buzón compartido (Shared Mailbox) en nuestro tenant y utilizarlo para enviar los correos.
Como los buzones compartidos no requieren de licencia, podremos crear diferentes buzones para acomodar el remitente a las necesidades de nuestro aplicativo. Por ejemplo, podemos crear un buzón compartido que se llame «Aplicación de Vacaciones«.
NOTA: Hay que tener en cuenta que los buzones compartidos tienen ciertos límites. Por ejemplo, puede almacenar hasta 50GB de datos sin requerir licencia, pero si lo superáis, tendréis que asociarle la correspondiente licencia. Aquí os dejo un enlace con la información de los buzones compartidos:
https://docs.microsoft.com/es-es/microsoft-365/admin/email/about-shared-mailboxes?view=o365-worldwide
En mi caso, creé un buzón compartido denominado «Un Buzón de correo Compartido de ESM» y configuré la Delegación para que el usuario del flujo de Power Automate (el de servicio) pudiese enviar correos en nombre del buzón (Send As):
Una vez hecho esto, podemos configurar la acción del «Enviar correo electrónico (V2)» con el parámetro «Remitente (enviar como)» con nuestro buzón compartido.
Si ejecutamos el flujo, el correo recibido por el destinatario tendrá este aspecto:
También podéis escoger la acción «Enviar un correo electrónico desde un buzón compartido (V2)» ya que el resultado es exactamente el mismo.
Al ejecutar el flujo, el mail recibido tendrá el mismo aspecto que en el caso anterior:
OPCIÓN 3: Grupo de M365
La última posibilidad es muy parecida a la anterior y consiste en crear un Grupo de Microsoft 365 y utilizarlo para el envío de los correos.
Aquí os dejo un enlace con las diferencias entre el buzón compartido y el grupo de M365:
https://docs.microsoft.com/en-us/microsoft-365/admin/create-groups/compare-groups?view=o365-worldwide
Así, para esta prueba, creé el grupo de M365 llamado «Prueba Correos Power Automate» con el fin de utilizarlo como remitente e incluí en sus miembros al usuario de servicio del flujo:
Ahora, configuraremos la acción «Enviar correo electrónico (V2)» con el Grupo de M365 como remitente (Remitente (enviar como)):
Si no hacemos nada más, tendremos este error a la hora de ejecutar el flujo ya que no tenemos permisos para enviar en nombre de alguien:
Así que, de la misma forma que hice con el buzón compartido, configuré la delegación del grupo para dar permisos al usuario del flujo en los apartados de «Enviar como» y «Enviar en nombre de«.
Tras hacer este cambio, la acción dejará de dar error y el destinatario recibirá un correo con el siguiente aspecto:
En este caso, NO es posible utilizar la acción «Enviar un correo electrónico desde un buzón compartido (V2)» como utilizamos en la OPCIÓN 2 ya que, actualmente, esa acción sólo funciona con buzones compartidos. Si lo hacéis os encontraréis el siguiente error:
Existe una última posibilidad que podéis utilizar para enviar un correo que es la acción «Send an email notification (V3)» ubicada en el bloque Mail (no en el de Office 365 Outlook), sin embargo no puedo mostraros su funcionamiento ya que en mi tenant da error (indica que sólo está disponible para nuevos tenants)
Bueno, aquí acaba este post sobre el remitente de los correos en Power Automate. Espero que os haya gustado y podáis utilizarlo en vuestros flujos para dar una experiencia mejor a los usuarios que reciben los correos.
¡Muchas gracias por leerme!
Un paseo por la nube - O365 